Laatste wijziging: 27 juli 2024

Santee hecht veel waarde aan uw privacy en zal dan ook het nodige doen om die ten volle te kunnen waarborgen. Uw persoons- en gezondheidsgegevens worden verwerkt met de nodige zorg en aandacht voor de veiligheid ervan. Deze gevoelige informatie wordt verwerkt op basis van de wettelijke bepalingen rond de bescherming van persoonsgegevens en de rechten die je als cliënt hebt (waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de Wet op Patiëntenrechten). Deze gegevens worden enkel verwerkt voor het doeleinde waarvoor ze ingezameld zijn en enkel zolang dit hiervoor nodig is.

Het privacybeleid wordt nauwlettend gevolgd en regelmatig geëvalueerd om te zorgen dat het blijft voldoen aan de nieuwste regelgeving. Waar nodig wordt het beleid aangepast.

Indien u meer informatie wenst over privacy en bescherming van persoonsgegevens, kan u steeds terecht op de website van de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer via de link www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Dana Cools treedt op als verantwoordelijke voor de verzameling, verwerking en bewaring van de persoonsgegevens.

Wenst u meer info, heeft u vragen of opmerkingen of wilt u uw rechten uitoefenen? Gelieve dan contact op te nemen.

Contactgegevens:

Praktijk Santee
Vaartstraat 96
2490 Balen

2. Gegevens die verwerkt worden

Santee verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van dienstverlening en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Wanneer u correspondeert, het contactformulier invult of een aanvraag doet voor een dienst en daar gebruik van maakt, wordt u gevraagd bepaalde gegevens te verstrekken. De gegevens die opgevraagd worden zijn steeds in verhouding tot het soort dienst waar u gebruik van maakt.

Vanuit de website:
Indien u geen contact opneemt en louter de website bekijkt, worden er geen gegevens bijgehouden. Als u gebruik maakt van het contactformulier worden de gevraagde gegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel bijkomende gegevens die uzelf doorgeeft) per e-mail verzonden naar de verwerkingsverantwoordelijke.

Vanuit dienstverlening:
Voorafgaand en tijdens de dienstverlening worden er bepaalde persoonlijke gegevens bewaard. De cliënt wordt voorafgaand van deze werkwijze op de hoogte gebracht en geeft hiervoor uitdrukkelijk en schriftelijk de toestemming.

Het verkrijgen van persoonsgegevens kan ook voortvloeien uit gesprekken met belangrijke andere personen uit de omgeving van de cliënt en/of voortvloeien uit gesprekken met hulpverleners die al een bepaald traject met de cliënt hebben doorlopen. De gesprekken vinden pas plaats mits voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

Het kan gaan om:

• familienaam en voornaam, roepnaam

• geboortedatum en -plaats

• geslacht, gender

• rijksregisternummer

• adresgegevens

• telefoonnummer

• e-mail

• facturatiegegevens

• hulpvraag

• huisarts

• mutualiteitsgegevens

• medicatiegebruik

• andere zorgverstrekkers

• de data van de sessies, inclusief afspraken die zijn verzet of waarop u niet aanwezig was

• aantekeningen over de inhoud van de sessies

• eventueel informatie over familieleden, voor zover dit relevant is voor de begeleiding

• informatie die uw psycholoog krijgt van derden, die relevant is voor de begeleiding (verwijsbrieven, verslagen van andere begeleidingen, diagnostische verslagen, testresultaten e.a.)

• informatie die uw psycholoog zelf opmaakt voor derden (aanwezigheidsattesten, verslagen e.a.)

• informatie die u uw psycholoog bezorgt in het kader van de begeleiding (huiswerkopdrachten, persoonlijke notities, foto’s e.a.)

• informatie uitgewisseld tussen u en uw psycholoog, in het kader van de begeleiding (e-mails, tekstberichten e.a.)

• eventueel foto’s van opdrachten, aantekeningen op een whiteboard of persoonlijke nota’s in de sessie

• persoonlijke bijzonderheden en informatie i.f.v. je klacht/problematiek, hulpvraag en ontwikkel- of behandeldoel (persoonsgegevens, probleem, doel, levensloop, leefwereld)

• alle bijkomende informatie die u zelf doorgeeft

• audio en/of video-opname van de sessie (i.k.v. supervisie). Hiervoor wordt een extra toestemming gevraagd.

Door deze gegevens te verstrekken geeft u uw toestemming om ze te gebruiken. Ze worden deels digitaal opgeslagen en zijn mogelijk (deels) toegankelijk voor derden en partners waarmee ik samenwerk. Deze partners hebben eveneens de privacywetgeving en de deontologie van hun beroep (confidentialiteit) te respecteren. Zie rubriek delen van gegevens.

3. Verwerkingsdoeleinden

Santee verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het aanbieden van kwaliteitsvolle en professionele psychologische zorg

• het afhandelen van uw betaling

• u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening uit te kunnen voeren

• wettelijke verplichting

4. Rechtsgrond van de gegevensverzameling

Santee verzamelt en verwerkt persoonsgegevens:

• Wanneer u daarmee heeft ingestemd. Van elke cliënt wordt een ’Informed Consent’ gevraagd, te lezen en te ondertekenen. De cliënt wordt hiermee op de hoogte gebracht van de vrije deelname, beroepsethiek en confidentialiteit.

• Op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw vraag tot verzorging en behandeling en de overeenkomst afgesloten tussen u en Santee

• Om aan een wettelijke verplichting te voldoen

• Voor de vervulling van een taak van algemeen belang als zorgverlener,

• Om de vitale belangen van een persoon te beschermen,

• Voor de gerechtvaardigde belangen van Santee. Daarbij wordt er steeds voor gezorgd dat er tussen uw belangen en die van Santee een correct evenwicht bestaat.

5. Bewaartermijn gegevens

Santee bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk. De wettelijke bewaartermijn voor cliëntdossiers is 30 jaar. De bewaartermijn voor boekhoudkundige documenten is 10 jaar.

Overige informatie die niet tot je dossier behoort, wordt volgens de wettelijk vastgelegde termijnen bewaard of niet langer dan noodzakelijk voor het vervullen van het doel van de verwerking.

6. Delen van gegevens

Alle verzamelde persoons- en gezondheidsgegevens vallen onder het beroepsgeheim. Ze worden uitsluitend met derden gedeeld indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting en/of in functie van een gerechtvaardigd belang.

In het kader van kwalitatieve zorgverlening kan informatie uitgewisseld worden tijdens inter- en multidisciplinaire overleg met zorgverleners waarmee u een behandelrelatie heeft, of geanonimiseerd tijdens supervisie en intervisie. Enkel informatie die noodzakelijk is voor uw behandeling wordt gedeeld met een andere zorgverlener, in overeenstemming met de normen van de privacywetgeving en deontologische bepalingen.

In alle andere gevallen deelt of verkoopt Santee uw gegevens niet aan derden. Santee wisselt geen gegevens uit met personen of organisaties buiten de Europese Unie.

Santee kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden door enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit het feit dat een derde foutief of onrechtmatig gebruik maakt van de persoonsgegevens.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht (onder voorwaarden) om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Santee en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kan een verzoek indienen om de persoonsgegevens die Santee van u heeft in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Persoonlijke notities vallen buiten dit recht.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens, verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Santee.

8. Beveiliging

Santee neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Toegang tot digitale persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, en is gelimiteerd en afgeschermd met gebruikersnaam, wachtwoord en tweefactorauthenticatie.

Toegang tot schriftelijke persoonsgegevens worden bewaard achter slot.

Alle derde partijen zijn onderhevig aan de AVG-wetgeving

In geval van een uitzonderlijk datalek, waarbij belangrijke data van uw persoonsgegevens uitlekken, brengt Santee u daarvan op de hoogte en geeft Santee dit door aan de bevoegde instanties.

9. Wijzigingen

Santee behoudt zich het recht om de privacyverklaring ten alle tijde aan te passen. Deze gewijzigde privacyverklaring wordt dan bekendgemaakt op deze website en geldt vanaf het moment dat het bekendgemaakt wordt. Het is daarom ten zeerste aangeraden deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

In geval van tegenstrijdigheid hebben de algemene voorwaarden voorrang op deze privacyverklaring.

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, gelieve dan direct contact op te nemen met Santee.

U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.